Van InDesign naar een toegankelijke PDF

Toegankelijkheid

WCAG

PDF/UA

Schermlezers

PAC

Overheid

Om een PDF te laten voldoen aan WCAG 2.2 AA en PDF/UA zijn verschillende stappen nodig. Een groot deel daarvan gebeurt in Adobe InDesign, waarna de PDF verder wordt gecontroleerd en geoptimaliseerd in Adobe Acrobat Pro en PAC 2024.

Maar wat komt er eigenlijk kijken bij het toegankelijk maken van een PDF?

Eerst de vormgeving controleren

Voordat de technische opbouw begint, is het belangrijk om te kijken of de bestaande vormgeving aan de toegankelijkheidseisen voldoet.

Een belangrijk onderdeel daarvan is kleurcontrast. Tekst moet voldoende contrast hebben met de achtergrond om goed leesbaar te zijn. Wanneer een gebruikte kleurcombinatie niet voldoet aan WCAG 2.2 AA, kan het nodig zijn om bijvoorbeeld een tekstkleur of achtergrondkleur aan te passen.

Dit is daarom een van de eerste controles. Eventuele wijzigingen kunnen dan direct in het ontwerp worden verwerkt, met behoud van de bestaande huisstijl en uitstraling.

De juiste structuur in InDesign

Een goed opgebouwd InDesign-document vormt de basis voor een toegankelijke PDF. Niet alleen wat zichtbaar is op de pagina is belangrijk, maar vooral ook de technische structuur die uiteindelijk naar de PDF wordt geëxporteerd.

Daarbij spelen onder andere de volgende onderdelen een rol:

• Alineastijlen en de juiste kopniveaus
• Koppeling met de juiste PDF-tags
• Een logische leesvolgorde
• Opbouw en volgorde van Articles
• Correct opgebouwde opsommingen en genummerde lijsten
• Voetnoten en eindnoten
• Tabellen en tabelkoppen
• Verankering van afbeeldingen en figuren in de tekst
• Bijschriften bij afbeeldingen en figuren
• Alternatieve teksten voor afbeeldingen, illustraties en grafieken
• Correcte verwerking van decoratieve elementen, lijnen, kaders en vlakken
• Documenttaal, titel en metadata

Veel van deze technische informatie is in de vormgeving zelf niet zichtbaar, maar bepaalt wel hoe een schermlezer het document interpreteert.

Afbeeldingen, grafieken en tabellen

Afbeeldingen en grafieken vragen binnen een toegankelijke PDF extra aandacht. Informatieve afbeeldingen hebben een passende alternatieve tekst nodig, terwijl puur decoratieve elementen juist niet door een schermlezer hoeven te worden meegenomen.

Ook de positie van een afbeelding binnen de structuur is belangrijk. Afbeeldingen en figuren worden daarom op de juiste plaats in de tekst verankerd en bijschriften moeten logisch aan de betreffende figuur zijn gekoppeld.

Bij tabellen gaat het niet alleen om de visuele vormgeving. Ook tabelkoppen, rijen en cellen moeten technisch goed zijn opgebouwd, zodat de samenhang van de informatie behouden blijft.

Opsommingen, voetnoten en andere details

Juist in uitgebreidere documenten zijn er veel onderdelen die visueel heel vanzelfsprekend lijken, maar technisch wel correct moeten worden verwerkt. Denk aan opsommingen en genummerde lijsten, voetnoten en eindnoten, verwijzingen, paginanummers en verschillende grafische elementen. Ook losse lijnen tussen alinea's, lijnen in tabellen, kaders en gekleurde vlakken vragen aandacht. Wanneer deze alleen een visuele functie hebben, moeten ze de technische leesstructuur van de PDF niet onnodig verstoren.

Navigatie en interactieve onderdelen

Een toegankelijke PDF moet ook goed navigeerbaar zijn. Bij langere documenten kan daarom gebruik worden gemaakt van een interactieve inhoudsopgave en bladwijzers (bookmarks). Daarnaast kunnen hyperlinks, interne verwijzingen en bijvoorbeeld knoppen voor een pagina vooruit of terug onderdeel zijn van het document.

Ook interactieve formulieren vragen om een goede technische opbouw. Formuliervelden moeten logisch kunnen worden doorlopen en duidelijk herkenbaar en bruikbaar zijn.

Van InDesign naar de PDF

Wanneer het InDesign-document goed is opgebouwd, wordt het als getagde PDF geëxporteerd. Daarna volgt de verdere controle en optimalisatie in Adobe Acrobat Pro. De uiteindelijke tagstructuur, leesvolgorde, koppen, lijsten, tabellen, afbeeldingen, hyperlinks, interactieve onderdelen en documentinstellingen worden daarbij gecontroleerd. Waar nodig worden onderdelen in de PDF aangepast of wordt een wijziging teruggevoerd naar het originele InDesign-bestand.

Controle met PAC 2024

Als laatste stap wordt de PDF gecontroleerd met PAC 2024 (PDF Accessibility Checker). Hiermee wordt het document uitgebreid gecontroleerd op de technische eisen van PDF/UA. Eventuele foutmeldingen of aandachtspunten worden opgelost en het bestand wordt opnieuw gecontroleerd. Samen met de controle van onder andere de leesvolgorde, alternatieve teksten en documentstructuur vormt dit de eindcontrole voordat de toegankelijke PDF wordt opgeleverd.

Veel techniek die je uiteindelijk niet ziet

Een groot deel van het werk aan een toegankelijke PDF gebeurt achter de schermen. Een jaarverslag, rapport, brochure of formulier kan er uiteindelijk vrijwel hetzelfde uitzien als het oorspronkelijke ontwerp. Alleen wanneer bijvoorbeeld kleurcontrast of een ander onderdeel van de vormgeving niet aan de toegankelijkheidseisen voldoet, kan een visuele aanpassing noodzakelijk zijn. De vormgeving blijft dus zoveel mogelijk behouden, terwijl achter de schermen een technisch goed opgebouwde en toegankelijke PDF ontstaat.

Een document toegankelijk laten maken?

Moet een rapport, jaarverslag, brochure, formulier of andere publicatie toegankelijk worden opgeleverd volgens WCAG 2.2 AA en PDF/UA?

Ik werk bij voorkeur vanuit het originele Adobe InDesign-bestand. Van daaruit kan het document toegankelijk worden opgebouwd en vervolgens in Acrobat Pro en PAC 2024 verder worden gecontroleerd en geoptimaliseerd.

Of het nu gaat om één PDF of een complete documentenset: neem gerust contact met mij op om de mogelijkheden te bespreken.